TİCARİ DEFTER ve BELGELERİN ZİYAI
Her tacir, ticari defterleri ve bu defterlere dayanak oluşturan belgeleri tutmak ve defterlerinde, ticari işlemleriyle ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri, TTK hükümlerine göre açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorundadır. Ancak, bazı durumlarda tacirlerin tutmak ve saklamakla yükümlü oldukları ticari defter ve belgeler, tacirlerin kusuru ve iradesi dışında zayi olabilmektedir. Bu gibi durumlarda tacirin, defter ve belgelerini ibraz etmemesine yönelik vergi, ceza ve ispat hukukuna ilişkin yaptırımlardan kurtulabilmesi için tacire, zayi belgesi alabilme imkânı tanınmıştır. Bu yazımızda, tacirlerin tutmakla yükümlü oldukları ticari defter ve belgelerin neler olduğu, bu defter ve belgelerin hangi hallerde zayi olmuş sayılacağı, zayi belgesinin nasıl alınacağı ve sonuçları incelenecektir.
1- TACİRLERİN TUTMAK ve SAKLAMAKLA YÜKÜMLÜ OLDUĞU DEFTER ve BELGELER
Bir ticari işletmenin mali durumunu, borçlarını, alacaklarını, gelirlerini, giderlerini ve bunlara ilişkin bilgilerin işlendiği defterlere ticari defter adı verilmektedir.
Tacirlerin tutmak ve saklamakla yükümlü oldukları ticari defterler, yevmiye defteri, envanter defteri ve defter-i kebirdir. Tacirin bir şirket olması ihtimalinde bu defterlere ek olarak, pay defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri, müdürler kurulu karar defteri ve yönetim kurulu karar defteri de tutulması zorunludur.
Tacirlerin tutmak ve saklamakla yükümlü oldukları belgeler ise, ticari defterlere kayıtta esas alınan; faturalar, makbuzlar, serbest meslek makbuzları, taşıma ve sevk irsaliyeleri, finansal tablolar gibi belgelerdir.
2- TİCARİ DEFTER ve BELGELERİ SAKLAMA SÜRESİ
TTK m. 82’ye göre ticari defter ve belgeler on yıl süreyle saklanmak zorundadır. Saklama süresi, ticari defterlere son kaydın yapıldığı, envanterin çıkarıldığı, arar bilançonun düzenlendiği, yılsonu finansal tablolarının hazırlandığı, ticari yazışmaların yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlar.
3- TİCARİ DEFTER ve BELGELER HANGİ HALLERDE ZAYİ OLUR?
TTK m. 82/7’ye göre, bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle çalınır, kaybolur veya yok olursa, ticari defter ve belgeler, zayi olmuş kabul edilir. Bu hükümde sayılan zayi sebepleri sınırlı sayıda değildir. Madde metnindeki gibi ifadesi de bunu desteklemektedir. Dolayısıyla, ticari defter ve belgeler tacirin kusuru ve iradesi dışında, TTK m. 82/7’de sayılan haller dışında bir sebeple de zayi olabilir.
4- TİCARİ DEFTER ve BELGELERİN ZAYİ OLMASI HALİNDE NE YAPILMALI?
TTK m. 82/7’ye göre, bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde zıyaa uğrarsa tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren on beş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine bir belge verilmesini isteyebilir. Bu belgeye zayi belgesi adı verilir. Tacir bu belgeyi almakla, ticari defter ve belgelerin saklanması yükümlülüğünün ihlalinin cezai ve hukuki sonuçlarından kurtulur. Ancak, madde metninde de belirtildiği üzere zayi belgesinin alınması bazı şartlara tabi tutulmuştur.
5- ZAYİ BELGESİ NASIL ALINIR?
A) Mahkemeden Talepte Bulunulması
Bir tacir, ticari defter ve belgelerinin zayi olması nedeniyle zayi belgesi almak istediği takdirde bu talebini mahkemeye yöneltmelidir. Tacir, ticari işletmesinin bulunduğu asliye ticaret mahkemesinde bir dava açarak zayi belgesi alabilir. Bu dava hasımsız açılır. Davacı tacir dilekçesinde, hangi defter ve belgelerim zayi olduğunu ayrıca ve açıkça belirtmelidir. Ayrıca hangi sebeple ticari defter ve belgelerin zayi olduğunu ve bu durumda kendisinin bir kusuru olmadığını ispat etmelidir. Dava kapsamında mahkeme de gerekli gördüğü delillerin toplanmasına karar verebilir. Zira çekişmesiz yargı işi niteliğinde olan ticari defter ve belgelerin ziyaı davasında resen araştırma ilkesi geçerlidir. Bu doğrultuda mahkeme, noter kayıtlarına, ticari belgeleri basan matbaaların kayıtlarına, karakol veya savcılık tutanaklarına başvurabilecektir.
Yargıtay’ın kararlarına göre, tacirlere ticari defter ve belgelerin ziyaı halinde zayi belgesi verilebilmesi için; tacirlerin tutmak ve saklamakla yükümlü oldukları defter ve belgeler için talepte bulunmuş olması, bu defter ve belgelerin on yıllık saklama süresi içerisinde zayi olması, defter ve belgelerin zayi olmasında tacire herhangi bir kusur atfedilememesi yani tacirin basiretli bir iş adamı gibi davranmış olması, olayın hayatın olağan akışına aykırı olmaması ve talebin inandırıcı olması gerekir.
B) Davanın On Beş Günlük Hak Düşürücü Süre İçerisinde Açılmış Olması
TTK m. 82/7’ye göre bu dava tacirin ziyaı öğrendiği tarihten itibaren on beş gün içerisinde açılmalıdır. Bu süre hak düşürücü süre niteliğindedir. Yani tacir, ziyaı öğrendiği tarihten itibaren on beş gün içinde bu davayı açmazsa zayi belgesi alma imkânı kalmayacaktır. Mahkeme, davanın hak düşürücü süre içerisinde açılıp açılmadığını araştırır. Davanın süresinde açılmadığını tespit eden mahkeme, davayı usulden reddeder.
Son olarak belirtmek gerekir ki, on beş günlük dava açma süresi ticari defter ve belgelerin zayi olduğu tarihten itibaren değil, tacirin defter ve belgelerin zayi olduğunu öğrendiği tarihten itibaren işlemeye başlar. Bir örnekle açıklamak gerekirse; ticari işletmesinde yangın çıkan bir tacir, bu yangın sırasında yaralanmış ve hastanede tedaviye kaldırılmış olsun. Tedavi süreci sona erdiğinde işletmesine dönen tacir ticari defterlerin yangın sırasında yandığını öğrenirse, zayi belgesi için dava açma süresi yangının meydana geldiği tarihten değil, ticari defterlerin yandığını öğrendiği tarihten itibaren işlemeye başlayacaktır. Dolayısıyla, herhangi bir hak kaybına uğramamak için defter ve belgelerin hangi tarihte zayi olduğunun belirlemesi iyi yapılmalıdır.
6- ZAYİ BELGESİ ALMANIN SONUÇLARI
Zayi belgesiyle tacir, ticari defter ve belgeleri ibraz etmemesinin hukuki ve cezai sorumluluklarından kurtulmuş olacaktır. Ancak, bu belge tacirin defter tutma saklama yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. Tacir, zayi olan defterlerin yerine usulüne uygun bir şekilde yenilerini tutmakla yükümlüdür. Son olarak, zayi belgesi kesin delil teşkil etmez. Yani, üçüncü kişiler, zayi belgesinin varlığına rağmen söz konusu defter ve belgelerin zayi olmadığını iddia ve ispat edebilirler.
SONUÇ
Tacirlerin tutmakla yükümlü oldukları birtakım ticari defter ve belgeler vardır. Tacirler tuttukları bu ticari defter ve belgeleri on yıl süreyle saklamak zorundadırlar. Ancak, bazı durumlarda tacirlerin tutmak ve saklamakla yükümlü oldukları bu defter ve belgeler, tacirin kusuru ve iradesi dışında bir nedenle zayi olabilir. Kanunda, yangın, su baskını, yer sarsıntısı gibi doğal afetler veya hırsızlık zayi sebepleri olarak sayılmıştır. Bu gibi hallerde tacir, mahkemeye başvurarak kendisine bir zayi belgesi verilmesini isteyebilir. Bu belge sayesinde tacir, ticari defter ve belgelerini ibraz etmemesinin hukuki ve cezai sorumluluğundan kurtulmuş olur. Zayi belgesi, defter ve belgelerin zayi olduğunun öğrenildiği tarihten itibaren on beş gün içerisinde istenilmelidir. Bu süre hak düşürücü niteliktedir. Dolayısıyla, süresinde talep edilmediği takdirde tacirin zayi belgesi alma imkânı kalmayacaktır.
